Принципы и технологии работы с проектно-сметной документацией - часть 2

Согласование электронных документов

Пропорции стоимости строительства и корректности выполнения проектной документации взаимосвязаны: чем меньше ошибок допущено в документации, тем дешевле обойдется само строительство.

В большинстве организацией зачастую используют определенный порядок согласования проектной документации - для минимизации ошибок прибегают к коллегиальному процессу согласования документов (т.е. в данном процессе проходит разноплановая проверка со стороны всех участников проектирования с последующим анализом и исправлением несоответствий).

Данная проверка позволяет проверяется как качество проектных решений, так и качество оформления документов.

До недавнего времени, проверка документации на бумажных носителях была основным способом согласования. Но бумажный документооборот имеет свои естественные ограничения.

Документ в бумажном виде физически не может одновременно находится в нескольких местах, поэтому проходит строго последовательный порядок согласования, который ведет к затягиванию сроков согласования и значительно снижает оперативность внесения изменений в документацию.

Электронные документы лишены этого недостатка - с их появлением стало возможным реализовывать параллельный процесс согласования, который является более эффективным, в том числе и за счёт отсутствия физического перемещения бумажных чертежей между участниками согласования.

При коллективной работе с электронными документами для добавления пометок пользователям доступны средства аннотирования — графические и текстовые замечания (рис. 1). При аннотировании документа для внесённых замечаний автоматически формируется журнал c возможностью навигации по ним.

Согласование электронных документов в Pilot-ICE проходит в два этапа:

• Создание задания на согласование документов;
• Подписание документов.

Для сокращения возможных циклов повторного согласования электронных документов (рис.2) алгоритм согласования можно разбить на несколько этапов:

• Сбор замечаний к электронным документам;
• Внесение исправлений по результатам предыдущего этапа;
• Сбор электронных подписей.

С целью ускорения процесса согласования и взаимного контроля над сроками согласования в Pilot-ICE рекомендуется использовать параллельное согласование одного или нескольких документов. Но при необходимости процесс согласования можно разделить на этапы: после подписания документа участниками первого этапа автоматически будут выданы задания участникам второго и т. д. Таким образом, можно реализовать последовательное согласование или комбинацию параллельного и последовательного.

Сравнение версий документов

В процессе согласования после устранения замечаний возникает необходимость сравнения предыдущей и актуальной версий документа для проверки проделанной работы (рис.3). В Pilot-ICE предусмотрен механизм вывода любых двух версий документа на экран и их синхронного масштабирования/перемещения. При работе с двумя мониторами окна сравнения можно разнести на разные мониторы.

Для сокращения времени анализа изменений предусмотрена функция автоматического отображения различий. При ее активации Pilot-ICE красным цветом помечает измененную область чертежа или документа, тем самым освобождая проектировщика от части рутинных операций.

Электронный документ для взаимодействия с контрагентами

Наиболее простым способом обмена электронными документами является выгрузка на диск и передача файла документа, например, по электронной почте. Для просмотра и полноценной работы с замечаниями в документах вне системы Pilot‑ICE доступна бесплатная программа — Pilot‑XPS (рис.4). Документы в окне просмотра Pilot‑XPS отображаются так же, как и в Pilot‑ICE, а проставленные в Pilot‑XPS замечания видны в Pilot‑ICE после импорта пересылаемого документа.

Для более продуктивного взаимодействия между организациями (Проектировщик-Заказчик) осуществляется функция экспорта-импорта проектов. При экспорте состава проекта (рис.5) выгружаются документы, исходные файлы, структура проекта и атрибутивная информация.

Для упрощения просмотра документов и навигации по составу проекта создается интерактивная оболочка (рис. 7), которая позволяет работать с документами вне Pilot‑ICE. Контрагенту для просмотра и использования документов в электронном виде достаточно интернет-браузера.

В случае, если принимающая сторона использует систему Pilot‑ICE Enterprise, можно импортировать проект и проверить предоставленную документацию: при необходимости проставить замечания, согласовать документацию с применением электронной подписи. После проверки документов и их подписания проект можно также экспортировать и вернуть для импорта отправителю.

По сравнению с традиционной пересылкой бумажной документации экспорт/импорт позволяет гораздо быстрее и удобнее обмениваться документацией с контрагентами, осуществлять юридически значимый электронный документооборот с применением электронной подписи.

Полученные таким образом согласованные и подписанные документы готовы к выпуску для передачи заказчику в электронной форме, имеющей юридическую значимость, а также в виде бумажных копий подлинника.

В следующей части статьи мы расскажем о способах упрощения и ускорения выпуска документации, а также о быстром поиске нужных чертежей в электронном архиве.