3 способа повысить эффективность проектной компании

Проектная компания SODIS Lab присутствует на строительном рынке с 2005 года. И ещё очень давно стало понятно - чтобы расти и развиваться нужными темпами, необходимо повышать эффективность. В современных условиях в этом помогают средства автоматизации (не единственное условие, однако очень важное). Но средства автоматизации не должны внедряться с такими идеями как "сократить персонал" или "уменьшить ФОТ". Потому что основная задача этих изменений - сделать компанию более гибкой и более современной. Это открывает новые возможности: позволяет брать большие объёмы и делать работу качественнее с теми же ресурсами, повышает инвестиционную привлекательность, делает компанию более интересной как для продвинутых специалистов с опытом, так и для молодых сотрудников.

Способов повышать эффективность с помощью решений для автоматизации может быть много. Выделим ключевые, которые были внедрены в SODIS Lab с помощью системы управления компанией Lement Pro.

1. Внедрение контроля исполнения поручений

"Контроль" - само по себе слово не очень приятное. Но если отойти от названия и обратить внимание на суть - выяснится, что это выгодно и полезно как руководителям, так и исполнителям (при условии, что все они заинтересованы в развитии компании).

Пара примеров для понимания:

• руководитель постоянно находится в командировках и на встречах, сотрудникам сложно застать его на месте, переписка по электронной почте превращается в "неструктурированную кашу", а дозвониться до руководителя практически невозможно. Из-за этого темп принятия решений может существенно снижаться, а режим работы будет насыщен перегрузками (когда руководитель возвращается - сотрудникам нужно решить с ним максимум вопросов в минимальный отрезок времени);
  
  
• специалисты постоянно перегружены, но всплывает этот момент только в кулуарах и на совещаниях, а оценить реальную загруженность в любой момент времени (применительно к проектами и срочности) невозможно. Из-за этого руководители часто не слышат подчинённых, когда подчинённые существенно страдают от перегрузки (пока им это не надоест и они не уйдут).

Если правильно зафиксировать поручение по итогам совещания или по проекту (с чёткими датами, рабочей группой, условиями выполнения и планом) - контроль исполнения поручений станет необходимым инструментом не только для руководителей, но и для исполнителей. Именно поэтому работа с поручениями в Lement Pro осуществляется специалистами SODIS Lab ежедневно. Руководство всегда видит загрузку сотрудников и фиксирует процесс работы, а исполнители всегда знают, что их сообщение не потерялось в спаме и было услышано.

2. Внедрение электронного документооборота

В SODIS Lab электронный документооборот внедрялся одновременно с контролем исполнения поручений и работой по проектам. Стало понятно, что это даст больший эффект, так как во многих случаях поручения "рождаются" из документа. Входящее письмо расписывается на исполнение (например, запросы на изменения по проектной документации или запросы на коммерческие предложения), а договор зачастую становится началом проекта или как минимум набором задач. Или другой вариант - результатом собственно поручений является документ (проектная документация, исходящее письмо, выдача заданий и прочие типы документов).

На текущий момент в SODIS Lab все документы так или иначе проходят согласование, подписание (в электронном виде, после чего живая подпись ставится на бумаге) и исполнение в Lement Pro. Перечень типов документов достаточно большой:

• корреспонденция (входящие и исходящие письма)
• договоры с заказчиками и подрядчиками
• акты с заказчиками и подрядчиками
• приказы и распоряжения
• регламенты и инструкции
• проектная и рабочая документация
• прочие документы (доверенности, маркетинговые материалы, заявки на закупку и другие)

По каждому документу в Lement Pro можно проследить историю, комментарии, версии и увидеть как относится каждый документ к тому или иному проекту. После внедрения Lement Pro сведены к минимуму случаи получения устаревшей информации, а у руководства появился доступ к нужной автоматически структурированной информации в том числе за пределами офиса.

3. Автоматизация процессов и цифровое управление

Lement Pro позволяет связать все цепочки процессов в единое целое, прописать условия следования процессов и уведомления, а также автоматизировать генерацию некоторых типов документов. Процессы в Lement Pro настраивали постепенно - сначала описывали один процесс, вводили в систему, корректировали, и только после этого переходили к следующему. Каждый процесс был детализирован ровно до такой степени, чтобы понимать - чем именно занят каждый конкретный сотрудник, а также как именно каждый конкретный документ или каждая конкретная задача влияют на общие квартальные и годовые цели компании.

При этом в Lement Pro настроено управление всеми категориями, которые интересует компанию. Например, бонусы сотрудникам, автоматически вычисляемые по различным установленным параметрам. А также замечания к проектной документации (запросы на изменения) - в компании каждое поступившее замечание или запрос (Request for change) от Заказчика регистрируется отдельно и становится объектом управления в системе. В дальнейшем по любому замечанию можно проследить всю историю, связанные задачи, письма и документацию.

В итоге, после внедрения Lement Pro, удалось добиться сокращения совещаний на 60%, сокращение времени на подготовку информации о проделанной работе на 25%, сокращение времени на структурирование информации для анализа на 70%, сокращение времени на согласование, подписание документов и выдачу поручений в среднем на 50% (в зависимости от типа документа), а время, затрачиваемое на поиск информации, сократилось в 5 раз.