История внедрения Vitro-CAD в РУП «Белэнергосетьпроект»

О предприятии:

РУП «Белэнергосетьпроект» - передовое предприятие Республики Беларусь, выполняющее полный комплекс работ по проектированию электросетевых объектов - электрических подстанций и линий электропередачи. Предприятие обладает большим опытом проектирования и располагает квалифицированными инженерными кадрами. На данный момент в компании работает 350 человек, 270 из которых - проектировщики.

Предпосылки организации проектного документооборота

Большое внимание на предприятии уделяется повышению качества выпускаемых проектов и сокращению сроков их разработки. Достигается это за счет использования огромного опыта предприятия, автоматизации процесса проектирования и совершенствования технологии проектирования.

Учитывая ежегодный рост объема работ, руководством предприятия было принято решение о необходимости организации проектного документооборота. Система должна свести к минимуму факторы, влияющие на качество и сроки разработки проектной документации (ошибки оформления, рассогласованность версий, долгий поиск информации и т.д.).

Задачи автоматизации проектного документооборота с точки зрения бизнеса:

• повысить эффективность процесса проектирования за счет сокращения ошибок и рутинных операций
• уменьшить трудозатраты
• кардинально снизить все основные непроизводительные расходы при проектировании
• решить задачи планирования и управления рабочими процессами
• повысить качество и сократить сроки разработки ПСД
• создать единую базу знаний выполненных проектов предприятия
• усовершенствовать структуру управления и контроля процесса проектирования

Задачи автоматизации проектного документооборота с точки зрения ИТ:

• организовать удобную работу с документами смежных подразделений
• обеспечить управление правами доступа к проекту/разделу/документу
• обеспечить контроль действий пользователей
• обеспечить надежное единое хранилище ПСД и быстрый поиск информации в нем
• автоматизировать процессы выдачи заданий и согласования документов
• автоматизировать построение аналитических отчетов по состоянию проектов и разделов в любых разрезах информации

Выбор системы документооборота

В качестве платформы для организации системы проектного документооборота рассматривалось несколько программных продуктов.

1. Search-СПДС, разработчик белорусская компания Intermech. Система позволяет создать архив и вести историю документации на протяжении всего жизненного цикла строительных объектов: от создания до эксплуатации.
2. Autodesk Vault – система проектного документооборота для организации коллективной работы и управления инженерными данными.
3. TDMS (Technical Data Management System) - система используется для создания электронных архивов, организации документооборота электронной технической документации.
4. Vitro-CAD, разработана на базе технологий Microsoft. Разработчик – российская компания Витро Софт. Система управления проектным документооборотом технической документации, автоматизация процессов согласования и управления заданиями.

По результатам сравнительного анализа была выбрана система Vitro-CAD. Были отмечены следующие ключевые преимущества Vitro-CAD по сравнению с конкурентами:

• простота в освоении и использовании - Vitro-CAD интегрируется в основные приложения, используемые на предприятии (Microsoft Office, проводник Windows, AutoCAD)
• Vitro-CAD поддерживает все версии AutoCAD
• привлекательная политика лицензирования Vitro-CAD и доступная цена клиентских лицензий
• Vitro-CAD разработана на базе Microsoft SharePoint, что обеспечивает независимость от производителя - можно создавать индивидуальные решения
• наличие функционала, позволяющего создавать любые рабочие процессы (согласование, выдача и контроль заданий) и вести план-графики разработки проектной документации
• оперативная и профессиональная техническая поддержка компании Витро Софт

Ситуация на предприятии к моменту внедрения Vitro-CAD

Численность проектировщиков составляла примерно 250 человек. Количество текущих проектов - в среднем 30 проектов в год.

Предприятие имеет большой архив проектов.

На предприятии используется AutoCAD разных версий и NanoCAD, специальные программы типа САПР-ЛЭП и другие.

Выдача поручений и контроль их исполнения велись в программе «Канцлер» (на базе IBM Lotus).

Для ведения план-графиков использовалась система ControlPPO. Планирование и контроль соблюдения сроков проектирования осуществляли ГИПы совместно с группой менеджмента качества.

Для обеспечения коллективной работы в проекте использовалось файловое хранилище – общий диск, где права раздавались специалистами отдела информационных технологий.

Внедрение системы Vitro-CAD

В ноябре 2014 года стартовал проект по внедрению Vitro-CAD. Внедрение проходило в несколько этапов.

1. Подготовительный этап. (ноябрь 2014 - январь 2015).

• сбор исходных данных
• настройка и конфигурация системы
• настройка шаблонов типовых проектов и документов с уже заложенными правами доступа к ним
• заполнение справочников
• настройка механизма вычисляемых полей для кодировки комплектов и разделов документации
• настройка сопоставления атрибутов

2. Этап опытной эксплуатации (2015 г.)

Этап опытной эксплуатации продолжался примерно 1 год. Для начала было выбрано три проекта, чтобы вести их в Vitro-CAD. Был составлен список сотрудников, участвующих в этих проектах. Проведено обучение сотрудников группами примерно по 6-8 человек. После того, как наладилась работа по пробным проектам в Vitro-CAD, было принято решение занести в систему все текущие проекты.

За период опытной эксплуатации были выполнены следующие работы:

• сотрудники обучены первоначальным навыкам работы в системе проектного документооборота
• составлены подробные инструкции для пользователей (инструкции по работе в Vitro-CAD опубликованы на локальном сайте предприятия)
• все текущие проекты занесены в Vitro-CAD, при этом были сохранены структуры вложенных папок каждого проекта
• папки проектов наполнили документами
• к работе в системе подключились проектировщики, ГИП-ы и руководители подразделений

3. Этап промышленной эксплуатации (конец 2015 – настоящее время).

В ноябре 2015 года организация проектного документооборота завершена и система запущена в режим промышленной эксплуатации. На этом этапе были разграничены роли и права сотрудников в Vitro-CAD, и каждый специалист выполнял свои функции в единой системе проектного документооборота.

ГИПы получили расширенные права на все папки проекта и возможность самостоятельно управлять правами доступа участников проектов, руководителями которых они являются. На основе уже имеющихся проектов были созданы шаблоны типовых проектов со структурами, правами доступа и соответствующими документами. Использование шаблонов значительно упростило ГИПам процедуры регистрации новых проектов и их этапов в системе. Новые проекты, созданные на основе шаблона, удовлетворяют требованиям стандартизации и унификации.

Руководители отделов и подразделений получили расширенные права на определенные папки («Исходные данные», «Переписка») и папки ПСД в пределах своей ответственности и компетенции.

Проектировщики обязаны вести регулярную работу с файлами в системе Vitro-CAD, давая доступ смежным подразделениям к последним актуальным изменения, что дает возможность подключения данных файлов к работе.

Перспективы работы в системе Vitro-CAD

Следующим этапом планируется внедрить процессы и регламенты для обеспечения сквозного проектирования в системе Vitro-CAD:

• организовать процедуры выдачи заданий смежным подразделениям и обеспечить контроль исполнения заданий
• автоматизировать выдачу заданий на согласование и утверждение документов
• вести план-графики проектов в модуле Vitro Planner. Это позволит управлять ресурсами предприятия как на уровне подразделений и рабочих групп, так и на уровне конкретных проектировщиков

Основные проблемы организации проектного документооборота:

• Заполнение справочников и сбор информации.

Для организации коллективной работы необходимо было сформулировать единые требования к чертежам, к заполнению атрибутов (штампов) и т.д. В актуальное состояние были приведены все регламентирующие документы. Однако на практике довольно часто встречались «особые» случаи. Надо было придумать, как их вписать в систему. Совместно с ГИПами и группой менеджмента качества эти вопросы решались оперативно.

• Подготовка к промышленной эксплуатации.

Необходимо было провести массовое подключение пользователей к системе. Сложность заключалась в том, что конфигурации персональных компьютеров у пользователей были различными. Большинство рабочих мест требовало провести колоссальную работу по установке клиентских приложений. Эта задача была решена совместными усилиями: сотрудники отдела ИТ «Белэнергосетьпроект» подготовили среду для автоматизации развертывания ПО, а специалисты компании Витро Софт доработали установочный пакет, после чего система Vitro-CAD автоматически разворачивалась на указанных клиентских компьютерах.

• Сопротивление персонала нововведениям.

При внедрении новой системы на сотрудников предприятия ложится дополнительная нагрузка – кроме выполнения своих повседневных обязанностей они должны освоить новые действия, понять и привыкнуть к новой технологии. Данный вопрос решался на предприятии как административными методами (создание приказов), так и методами материального стимулирования.

Простота системы была большим плюсом в освоении Vitro-CAD пользователями. У Vitro-CAD фактически отсутствует свой интерфейс, т.к. система интегрирована во все программные продукты, которыми обычно пользуются проектировщики – в САПР, Microsoft Office и Проводник Windows.

• Доработка Vitro-CAD под особенности проектной деятельности РУП «Белэнергосетьпроект».

На этапе опытной эксплуатации у пользователей появились запросы на доработки по более удобному использованию системы. Данные вопросы решались быстро, благодаря оперативной поддержке разработчиков Витро Софт, с которыми и сейчас поддерживается тесная связь. Они идут навстречу, помогая, направляя или дорабатывая некоторые функции, что позволяет решать задачи нашего предприятия.

Ситуация на предприятии после организации проектного документооборота

На данный момент в системе Vitro-CAD размещено порядка 130 проектов. В единый архив перенесена отсканированная документация по уже выпущенным проектам. Этап по заполнению электронного архива завершен. Теперь эти проекты доступны для сотрудников в соответствии с правами доступа. Упразднилась сетевая папка, в которой ранее хранились документы по проектам. Сотрудники работают в системе, активно пользуются функционалом программы (оповещения, версионность документов, назначение прав, поиск информации и т.д.).

Vitro-CAD интегрирован с большинством используемых САПР-приложений. В то же время некоторые отделы предприятия используют специфические программные продукты, интеграция которых с Vitro-CAD невозможна. Но отсутствие встроенного меню Vitro-CAD в эти продукты не мешает сотрудникам работать в системе. Во-первых, в этом случае они работают из проводника Windows, в который интегрирован Vitro-CAD. Во-вторых, в архиве Vitro-CAD можно хранить файлы любых расширений, которые можно открыть при наличии соответствующего программного продукта.

В настоящее время сотрудники уже привыкли к системе и дают положительные отзывы о Vitro-CAD. Единое системное хранилище позволяет проектировщикам без лишних действий (размещение в общей папке, передача по e-mail и последующее информирование заинтересованных лиц и т.п.) использовать чертежи смежных отделов, быть в курсе актуальных изменений. Работа с документом может вестись и в отсутствии сотрудника, даже если его компьютер выключен. Функционал «управление версиями» позволяет при необходимости вернуться к любой из предыдущих версий.

Особо высокую оценку системе дают ГИПы, которым стало удобно управлять командой проекта, гораздо проще и быстрее инициировать проект, получать оперативную информацию о ходе его выполнения, следить за заполнением разделов проектными документами. За счет подстановки общих параметров в большое количество чертежей значительно ускорилась сборка раздела/проекта для выпуска ПСД.

Преимущества от использования Vitro-CAD

На сегодняшний день от внедрения единой системы технического документооборота Vitro-CAD мы получили следующие преимущества:

• сократились непроизводительные трудозатраты проектировщиков
• значительно сократилось время на поиск документов
• уменьшилась вероятность работы в неверном направлении (практически свелась к нулю)
• упростилась и стала прозрачной процедура передачи чертежей между подразделениями, обмен документами
• исключены потери документов в связи с выходом из строя отдельных компьютеров;
• сократилось время на сборку комплектов проектных документов для передачи заказчику
• происходит информирование участников проекта об изменениях за счет настройки оповещений
• удобное управление доступом и мониторинг действий пользователей
• ведение совместной конкурентной работы (если один сотрудник работает с файлом в Vitro-CAD, это будет видно всем пользователям системы. Другие пользователи будут видеть, кто в данный момент редактирует файл, но им будет запрещено редактировать данный файл в это время), что позволяет избежать одновременной работы с одним файлом и впоследствии затруднений в установлении «верного» файла.

Сейчас, благодаря системе Vitro-CAD, предприятие имеет единую проектную среду. Созданы все условия для внедрения технологии сквозного проектирования, которая является наиболее эффективным способом организации работы всех исполнителей над проектом. Это позволит улучшить взаимодействие между смежниками и сократить время на проектирование.