Как управлять проектной организацией с помощью Lement Pro

Главным продуктом любой проектной организации является проектная документация, а создающие этот продукт сотрудники — самый важный рабочий ресурс.

Задача руководства проектной организации — наладить внутренние процессы в компании таким образом, чтобы эффективность работы сотрудников и качество основного продукта были максимальными.

Для этого очень важно оградить персонал от выполнения изматывающей рутинной работы, повторяющейся день ото дня. Проектировщики должны заниматься проектированием и формированием главного продукта компании, а не операционной «текучкой», в том числе получение исходных данных от заказчика, создание шаблонов и другие операции по оформлению проектной документации. Особенно, если всё это можно автоматизировать с помощью специальной системы SODIS Docs.

Но это ещё не все факторы, снижающие эффективность. Проектировщики часто отвлекаются на лишний сбор данных и оформление ответов по замечаниям, используя неудобные форматы, предоставленные заказчиками (Word, PDF, Excel, электронная почта). А в ряде случаев такую документацию ещё нужно распечатывать.

Это неэффективно, потому что компания теряет рабочее время квалифицированных специалистов, а время работы проектировщиков — ваши деньги!

Вспомогательные процессы следует направить в сторону — на создание удобной инфраструктуры проектировщикам, которая поможет им получать необходимую информацию (быстро и в нужном виде). Всё это положительно скажется на итоговом результате при подготовке проектной документации.

Что можно сделать?

Все рутинные процессы компании, которые тем или иным образом касаются проектировщиков и требуют их участия, можно автоматизировать с помощью специальной платформы для проектных организаций.

Давайте рассмотрим основные возможности этого решения.

Всё в одном месте и всегда под рукой

Согласитесь, для продуктивной работы проектировщика важно, чтобы вся необходимая рабочая информация всегда находилась под рукой. К ней относятся:

• актуальные исходные данные;
• чёткие требования заказчика;
• нормативная документация;
• методологические рекомендации;
• особые указания руководства;
• сроки и график выполнения работы;
• задания от разработчиков смежных разделов и т.д.

При соответствующей настройке информационных потоков в Lement Pro вся рабочая информация будет автоматически поступать проектировщику в нужный момент и всегда с ним находиться в актуальном состоянии.

Работа с готовыми шаблонами

Наличие готовых шаблонов проектной документации существенно сохраняет время квалифицированных специалистов и увеличивает производительность их труда.

Каждый сотрудник в своей работе над новым проектом тем или иным образом пользуется собственными разработками. При этом важно, чтобы все шаблоны проектной документации хранились и совершенствовались централизованно в компании ответственными сотрудниками по направлениям (например, руководителями профилирующих отделов).

При запуске нового проекта система автоматически создаёт отдельный шаблон под конкретный проект с заполнением его рабочих параметров: шифры, наименование работ, реквизиты договора и заказчика, состав проекта и т. д.

После генерации шаблона по проекту система Lement Pro создает задачу ответственному проектировщику с уже с готовым шаблоном документа, исходными данными и техническим заданием.

Рабочее пространство для совместных коммуникаций

Подготовка проектной документации предусматривает взаимодействие проектировщика с другими участниками проекта (разработчиками смежных разделов, руководителями подразделений, ГИП). Платформа Lement Pro создаёт специальное электронное рабочее пространство для организации совместной работы, а также позволяет структурировать все коммуникации.

Каждый проектировщик получает свою персональную задачу по разработке проектной документации. Она является подзадачей комплексного задания по разработке проекта в целом, где назначается ответственный (например, ГИП или руководитель структурного подразделения).

Все участники проекта находятся в едином виртуальном рабочем пространстве и по ходу выполнения проектных работ могут в удобном для себя виде обмениваться информацией, в том числе используя мобильные устройства.

Lement Pro позволяет организовать коммуникации по двум наиболее распространённым моделям (в зависимости от стиля управления в компании):

• проектировщики могут участвовать в общих задачах с обменом информацией и выдачей заданий (горизонтальное управление);
• проектировщики могут действовать строго через ГИПа (вертикальное управление).

Для сбора и оформления документации мы рекомендуем дополнительно использовать систему SODIS Docs, позволяющую организовать совместную работу над каждым отдельным разделом, исключить ошибки и временные затраты проектировщиков на оформление документации.

Согласование и подписание проектной документации внутри компании

Согласование и подписание внутри компании — важный этап разработки проектной документации.

Система Lement Pro позволяет полностью автоматизировать эти процедуры. Причём это реализовано настолько удобно, что проектировщику достаточно завершить свою задачу по разработке документации, а дальше она самостоятельно уйдёт на согласование по установленному в компании маршруту (например, к руководителю отдела, потом к нормоконтролеру, после чего — к директору).

История переписки сохраняется в одном месте. Можно легко найти замечания, высказанные каждым участником процедуры согласования, а также все ревизии и правки документа.

Работа с изменениями и замечаниями

Как вы сегодня работаете с замечаниями заказчика? Давайте рассмотрим несколько распространённых ситуаций.

Замечания заказчика могут поступать по-разному: устно (самый нежелательный формат), в письменном виде на бумаге, в письме по почте, в виде вложенного (Word, Excel, PDF) документа по почте (так происходит в 90% случаев).

Что вы делаете дальше?

• Эти замечания пересылаются по почте исполнителю с визой «в работу».
• Проектировщик начинает своими руками набивать каждое замечание, формировать таблицу ответов и корректировать проектную документацию, чтобы отправить её дальше по маршруту согласования.
• ГИП принимает правки, утверждает их и отправляет откорректированную документацию заказчику.

Как правило, такая процедура повторяется несколько раз. И в какой-то момент согласование заходит в тупик, назначается совещание по проекту. Все стороны готовятся к этому совещанию, просматривают документацию, изучают переписку и поднимают всю историю коммуникации с заказчиком.

Это знакомо каждой проектной организации. Пробовали ли вы оценить, сколько всё это отнимает времени и насколько усложняет работу над проектом? Учитывая, что аналогичная работа проводится по десяткам проектов одновременно, хаос приобретает масштаб катастрофы.

Как всё это упростить и упорядочить?

Вы можете наладить документооборот и всю операционную коммуникацию — отдельно регистрировать каждое замечание и запрос на внесение изменений в проектную документацию.

Изучите преимущества, которые станут возможны при использовании платформы Lement Pro:

• при получении письма с замечаниями секретарь регистрирует каждое замечание в системе;
• ответственный проектировщик или ГИП получает задачу с замечаниями;
• ответы по каждому замечанию отдельно формируются в системе (без всяких сторонних офисных приложений и программ);
• руководитель или ГИП в любой момент могут ознакомиться со всеми актуальными замечаниями и ответами;
• замечания связываются с конкретными разделами проектной документации — если в системе открывается какой-то документ, она автоматически демонстрирует зарегистрированные замечания и правки;
• все итерации замечание/правки легко выгружаются в удобном для заказчика формате (как правило, Excel) и отправляются ему на почту.

В результате каждый выполняет свои обязанности, более рационально распоряжается собственным временем и ответственнее подходит к устранению замечаний. Информация всегда находится под рукой, что упрощает контроль и экономит время каждого участника цепочки согласования изменений.

Электронный реестр и архив проектной документации

Те, кто застал работу в старые времена, помнят, как в соответствующие отделы проектных институтов сдавались архивные экземпляры проектной документации с подписями. Что происходит сегодня? Многие компании закрывают на это глаза и просто не ведут у себя юридически значимых архивов с подписями ответственных лиц. А там, где архивы ещё создаются, делается это всё равно по старинке, на бумаге.

При работе с платформой Lement Pro реестр и архив проектной документации автоматически сохраняются в системе без всяких на то усилий со стороны компании. В такой базе находится не только вся архивная документация, но и документы, которые находятся ещё только на стадии создания — есть возможность просмотра всех замечаний и согласований по каждому проекту. Автоматически формируется «база знаний», а также история выполнения работ с фиксацией всех согласований/отклонений/замечаний сотрудников и соответствующих сроков.

Lement Pro предоставляет возможность использования электронных цифровых подписей (ЭЦП), что делает всю процедурную сторону внутренних согласований юридически значимой.