Выгоды использования Pilot-ICE в малом бизнесе - часть 1

В то время как цены растут, а бюджеты сокращают, крайне важно не переставать внедрять новые технологии и оптимизировать работу. В таких условиях поиск выгодных инвестиций в развитие компании выходит на новый уровень значимости, ведь в дальнейшем они помогут компании сократить расходы, эффективно распределить ресурсы, и в конечном счете, повысить конкурентоспособность организации.

И если крупные организации имеют подушку безопасности, портфель заказов, стабильный поток клиентов, то малому бизнесу приходится гораздо сложнее. Организация управления в малом бизнесе имеет свою специфику: конкуренция выше, чем в крупных компаниях, в том числе в проектной и строительной деятельности, а значит необходимость получить максимальный эффект от выполнения каждого проекта обязательно.

Для достижения поставленных целей необходимо организовать управление в малом бизнесе, наладить документооборот, оптимизировать ресурсы, повысить качество выпускаемой продукции.

Pilot-ICE и малый бизнес. Организации управления в малом бизнесе.

Рассмотрим на примере системы управления документооборотом Pilot-ICE, какие выгоды получит малый бизнес от внедрения такой системы управления и на чем сможет сэкономить.

На текущий момент фактически все современные системы управления документооборотом предназначены, если можно так выразиться, для избранных: они крайне затратны по инфраструктурным компонентам, имеют высокие требования к ИТ-службе и внутренним процессам организаций. Разработчики системы управления документооборотом Pilot-ICE предлагают доступный инструмент для организации электронного документооборота и организации управления в малом бизнесе. Теперь с помощью системы управления документооборотом Pilot-ICE все, кто ранее отказывался от использования систем управления данными и организация управления в малом бизнесе из-за нехватки средств и ресурсов, смогут получить сохранность данных от потерь, прозрачность при разработке чертежей, инструменты для сквозного проектирования, уменьшение коллизий, ускорение сроков согласования и процесса передачи готового проекта заказчику.

А достигается это в системе управления документооборотом за счет применения новейших технологий, позволяющих быстро установить и настроить систему, произвести бесшовную интеграцию в любую существующую IT-инфраструктуру.

Особенность системы управления документооборотом состоит в том, что независимо от размера организации, в том числе организация управления в малом бизнесе, и численности сотрудников система Pilot-ICE доступна и проста.

Теперь для среднего и малого бизнеса организовать управления документооборотом стало доступно по рекордно низкой стоимости владения из-за отсутствия скрытых расходов на покупку и администрирование СУБД (приобретаются только лицензии на Pilot-ICE). Также система управления документооборотом и данными может работать на имеющихся серверах в организации, не требует приобретения новых, т.к. вся работа клиентской части системы ведется с локальным кэшем, который в фоне синхронизируется с сервером. Поэтому нагрузка на сервер минимальна, установка возможна на Windows-Server или Linux.

Организация управления в малом бизнесе зачастую сводится к хранению данных в облачных сервисах — Google Drive, Microsoft OneDrive, Office 365, бухгалтерские сервисы 1С. Эти решения привлекают своей экономичностью (низкие требования к ПК и ПО), доступностью (легко получить информацию с любого устройства при возможности выйти в Интернет), технологичностью (мощности сервера позволяют хранить и обрабатывать большие данные). Лидерами по темпам распространения среди среднего и малого бизнеса, по наблюдениям экспертов, являются облачные решения для коммуникаций и совместной работы. И это хорошо для первичной организации управления в малом бизнесе!

Но зачастую удобство, которое дают «облака», ставится выше потенциальных нарушений приватности или риска утечки личной или бизнес-информации, которая хранится где-то за пределами локальной сети организации. Не говоря уж о том, что при отсутствии связи с Интернетом, доступ к вашим данным будет закрыт, а компания в принципе не может настроить или доработать сервис «под себя». Поэтому в системе управления документооборотом Pilot-ICE совмещена простота использования привычных «облаков» и технологические мощности для управления проектными данными.

В системе управления документооборотом реализован новый подход к работе с корпоративными данными — кэширующий диск с виртуальной файловой системой. После установки, у пользователя появляется специальный диск для данных — Pilot-Storage. Теперь вся работа с данными переносится на этот виртуальный диск, содержимое которого автоматически синхронизируются с сервером. При этом сам диск работает автономно и не зависит от наличия сети и доступности сервера. Для пользователя работа выглядит так же, как с обычным локальным диском или флеш-картой. Но любыми созданными файлами можно моментально поделиться с другими пользователями без всякого копирования и создания сетевых папок. Помимо системы управления документооборотом Pilot-ICE для руководителей и сотрудников среднего и малого бизнеса будут также доступны файлы других пользователей, с которыми можно работать даже при отсутствии сети и доступа к серверу. Pilot-ICE позволяет организовать безопасную коллективную работу за счет разделения прав доступа, автоматического версионирования файлов. Уведомления в системе Pilot-ICE проинформируют вас об изменении важных файлов, а удаленные файлы будут располагаться в корзине с возможностью восстановления.

Для организации управления в малом бизнесе доступна бесплатная коммерческая версия системы управления документооборотом Pilot-ICE для двух пользователей, которые получат всю мощь функционала на неограниченное время.

При установке системы управления документооборотом Pilot-ICE на сервер с ОС Linux предприятия легко смогут организовать работу небольшой проектной команды из пяти пользователей. При этом смогут сделать это также бесплатно.

Бесплатные лицензии системы Pilot-ICE для организации управления в малом бизнесе

Такой тип лицензии позволяет реализовать межорганизационный документооборот между участниками строительного проекта («проектировщик-заказчик», «проектировщик-застройщик» и др.), который обеспечивает удобное согласование или проведение экспертизы проектов. Благодаря функционалу системы управления документооборотом Pilot-ICE экспорта/импорта проектов станет гораздо быстрее и удобнее обмениваться документацией с контрагентами, осуществлять юридически значимый электронный документооборот с применением электронной подписи в соответствии с ФЗ №63.

Руководителям организаций малого бизнеса также важно отслеживать текущее состояние дел, выполнение задач и отклонение от утвержденных сроков. Для решения подобных задач Pilot-ICE наделена аналитическими способностями, позволяющими построить отчеты по имеющейся в системе информации. Достаточно воспользоваться комплектом базовых отчетов, идущих вместе с дистрибутивом системы, а дополнительные пользователь сможет реализовать сам в редакторе отчетов.

Модули расширений в системе управления документооборотом Pilot-ICE

При необходимости настройки системы Pilot-ICE под требования среднего и малого бизнеса и дополнения ее функционалом можно воспользоваться бесплатно распространяемым комплектом средств разработки (SDK). С помощью него можно самостоятельно разработать модули расширения к системе Pilot-ICE, либо реализовать интеграцию с другими информационными системами.

В этой статье мы отметили технологические особенности системы управления документооборотом Pilot-IСЕ, в частности рассмотрели возможности и выгоды от использования данной системы для организации управления в малом бизнесе.

В следующей статье мы продолжим разговор о преимуществах и уникальных функциональных возможностях применения системы Pilot-ICE для организации управления в малом бизнесе.