Систематизация работ с нормативными документами

Современные предприятия должны свободно ориентироваться в информации, используемой в работе, ведь всевозможных стандартов, требований, инструкций и прочей документации с каждым днем становится все больше. Отследить каждое изменение самостоятельно весьма затруднительно, так как это сложный и трудоемкий процесс.

Информационно-справочная система – единственно верное решение данной задачи. Она характеризуется:

• полной базой данных, в которой собрана актуальная и достоверная информация;
• простым поиском;
• расширенными возможностями функционала системы;
• качественной технической поддержкой.

Сегодня рынок информационных технологий может предложить три альтернативных системы, отличающиеся друг от друга интерфейсом, актуальностью информации, скоростью работы. Но при этом данные продукты в основном ориентированы на бухгалтерский учет и строительство. Из этого следует, что предприятиям из других сфер деятельности необходимо, как и раньше, затрачивать уйму времени, сил и средств на поиск нормативных документов, которые нужны для работы.

До недавнего времени это была серьезная проблема. Все кардинально изменилось только после того как был разработана программа NormaCS. Данная система содержит наиболее полное собрание стандартов и нормативов, которые используются в российской промышленности. Причем, аналогов ей на отечественном рынке до сих пор нет.

Над созданием информационно-справочной системы NormaCS трудились высококвалифицированные специалисты, работавшие ранее над подобными проектами. Мастерам информационных центров, которые принадлежат разным ведомств и министерствам, удалось структурировать нормы и стандарты, классифицировав их согласно определенным отраслям.

К сожалению, в рамках одной статьи невозможно детально рассмотреть весь функционал системы, следовательно, придется ограничиться самыми важными его элементами. Именно поэтому далее пойдет речь о соответствии информационной базы NormaCS общим характеристикам системы, сформулированным ранее.

Полнота информации и ее актуальность. Информационно-справочная система содержит около 35 000 норм и стандартов с различных отраслей, более 150 000 карточек документов, приблизительно 95 000 текстов. Более того, ежемесячно база дополняется в среднем тысячей новых/актуализированных документов. Каждое изменение либо добавление осуществляется согласно действующим стандартам в сфере документооборота, то есть оно вносится в гипертекстовое представление и сохраняется отдельно. При этом устаревшие нормативные акты также остаются в системе, чтобы была возможность использовать их в качестве справочного материала.

Достоверность данных. В NormaCS документ может выглядеть, как:

• карточка – в ней указаны реквизиты документа, а именно: информация о том, кто его разработал, для какой сферы он предназначен, какие документы он заменил или какими документами был замещен;
• гипертекстовое представление – ссылка, по которой можно мгновенно перейти к соответствующему документу;
• отсканированное изображение – гарантия того, что электронная версия документа аналогична оригинальной.

Наглядность информации. Выполнение данного требования обеспечивается лаконичными сведениями о документе, которые приводятся внизу экрана, а также рисунками и цветами ярлыков. Говоря иначе, узнать об области применения документа и его актуальности возможно даже по цвету иконки (рисунок 1).

Поиск документа. Найти нужный нормативный акт можно по его содержанию (полнотекстовый поиск), наименованию, атрибутам. Причем, поиск может осуществляться не только в определенном классификаторе, но и общей базе (рисунок 2).

Сервисные функции. Среди основных возможностей NormaCS следует отметить сортировку документации по поисковым запросам и всевозможным атрибутам, использование фильтров и выборок.

Функционал информационно-справочной системы NormaCS поражает следующими особенностями:

• удобным интерфейсом, с настройкой которого может справиться каждый пользователь. Здесь на свое усмотрение можно располагать панели и окна, выбирать высоту и ширину столбцов с реквизитами, применять фильтры, использовать оконный/полноэкранный режим;
• быстротой поиска и возможностью создавать поисковые запросы;
• работой в режимах Intranet (однопользовательский) и Internet (сетевой);
• возможностью распечатывать результаты поиска, а также переносить фрагменты нормативного акта в качестве цитат в MS Word;
• возможностью создавать ссылки на имеющиеся в системе нормы и стандарты из документов формата Word и Excel, а также из чертежей, выполненных в AutoCAD;
• способностью сохранять рабочие настройки пользователя, даже если он покинет систему;
• возможностью создавать папки и вести их с соблюдением общепринятой иерархии;
• взаимосвязью с расчетно-графическими программами САПР.

Особого внимания заслуживает наличие систематического информационного обслуживания, которое позволяет определить частоту актуализации данных. Для того чтобы ввести в систему нужный документ или ускорить этот процесс, пользователю необходимо оставить соответствующую заявку на официальном сайте NormaCS.

Техническая поддержка производится разработчиками продукта. Еще один аспект, интересующий многих пользователей – цена системы. Однако и здесь NormaCS превзошла все ожидания. В отличие от аналогичных продуктов ее стоимость определяется спецификой структуры базы данных, позволяющей платить только за используемые разделы классификатора. Следовательно, отдавая предпочтение этой системе, можно хорошо сэкономить.

Сегодня многие строительные, металлургические, нефтегазовые, химические и многие другие предприятия успешно работают с NormaCS. Стоит отметить, что пользователи положительно отзываются о системе, поэтому велика вероятность, что и для вас NormaCS станет верным помощником.