Система документооборота Vitro-CAD: работа с Word и AutoCAD

Одна из главных задач системы электронного документооборота - обеспечить проектировщиков удобным инструментом для повышения качества повседневной работы.

В первую очередь интерфейс системы документооборота должен быть прост и интуитивно понятен. В Vitro-CAD нет отдельного интерфейса. Проектировщик работает с системой из привычных программ: проводник Windows, AutoCAD, Revit, MS Office, что позволяет освоить систему документооборота Vitro-CAD быстро и безболезненно. Кроме того, Vitro-CAD дает полезный инструментарий проектировщикам:

• автоматизация оформления документов,
• поддержка совместной работы в САПР приложениях,
• автоматическое ведение версионности,
• обновление внешних ссылок и оповещение на почту об изменениях в документах,
• мгновенный поиск по атрибутам и контенту файлов,
• система управления заданиями и др.

С одной стороны, использование этих функций ведет к повышению производительности труда за счет автоматизации рутинных операций. С другой – к радикальному снижению ошибок. Тех, которые приводят к срыву сроков и удорожанию проектов.

В прошлой статье мы рассказали, как просто проектировщикам работать в Vitro-CAD через проводник Windows. В этой мы познакомим вас с тем, как проектировщики работают в системе документооборота Vitro-CAD не выходя из своих приложений. Для того, чтобы сделать работу проектировщика комфортнее, панель инструментов Vitro-CAD добавлена в наиболее популярные офисные и САПР приложения. Это дает возможность выполнять действия в системе документооборота прямо из интерфейса программы, в которой происходит разработка документа:

• AutoCAD
• AutoCAD Civil 3D
• Revit
• Navisworks
• Inventor
• BricsCAD
• ZWCAD
• ArchiCAD
• Word, Excel и др.

Задачи системы электронного документооборота

Система документооборота Vitro-CAD и принцип конкурентного редактирования

Разработка проектной документации - одна из главных задач системы электронного документооборота и достаточно сложный коллективный процесс, в котором над одним файлом могут работать сразу несколько специалистов. На данный момент появляется все больше САПР (Revit, ARCHICAD и др.) и офисных приложений (например, MS Word 2016), которые позволяют работать в системе сразу нескольким специалистам одновременно. Но для большинства программ при совместной работе над одним файлом приходится применять принцип конкурентного редактирования. Это значит, что в один момент времени, вносить изменения в файл может только один человек.

В системе документооборота Vitro-CAD принцип конкурентного редактирования обеспечивается таким образом - проектировщик может открыть файл двумя способами: для просмотра (чтения) или для редактирования. Если файл для открывается для редактирования, то он резервируется за пользователем и помечается в системе «красной галочкой» – для других пользователей он становится доступен только для чтения. Когда изменения внесены, пользователь сохраняет изменения в системе Vitro-CAD в виде новой версии файла. При этом он может оставить комментарий о составе изменений. После этого файл снова становится доступным для редактирования другим пользователям системы документооборота Vitro-CAD.

Работа с файлами MS Word в системе документооборота Vitro-CAD

Разработка текстовой части проектной документации обычно производится в MS Word. Для обеспечения совместной работы над текстовыми файлами система документооборота Vitro-CAD обеспечивает конкурентное редактирование и автоматически ведет версионность. Эта задача системы электронного документооборота выполняется проектировщиком через панель инструментов Vitro-CAD в MS Word. В панели инструментов доступны все необходимые команды для работы с документом:

• Добавить документ
  Файл будет добавлен в систему Vitro-CAD.
• Открыть
  Документ, находящийся в системе документооборота Vitro-CAD, будет открыт на просмотр.
• Взять на редактирование
  Документ, открытый на просмотр, будет зарезервирован за пользователем для внесения изменений. Если файл уже редактируется другим пользователем, система Vitro-CAD оповестит об этом.
• Редактировать
  Документ, находящийся в системе Vitro-CAD, будет открыт для внесения изменений.
• Сохранить изменения
  Документ будет сохранен в системе документооборота Vitro-CAD в качестве новой версии. При этом пользователю будет предложено оставить комментарий к версии.
• Отменить изменения
  Документ будет возвращен из режима редактирования без сохранения изменений.
• Свойства
  Доступ к атрибутам, журналу версий, информации о связях в Vitro-CAD
• Синхронизировать атрибуты
  Заполнение полей файла данными из системы документооборота Vitro-CAD.
• Запуск рабочего процесса в системе документооборота Vitro-CAD

Это действие позволяет запускать в Vitro-CAD для документа различные рабочие процессы: согласование, нормоконтроль, выдача задания смежному подразделению и др.

• Поиск
  Вызов формы поиска в Vitro-CAD. Возможен мгновенный поиск как по атрибутам файлов, так и по их содержимому (поиск текста внутри файлов более, чем 100 форматов, включая DWG).

Система документооборота Vitro-CAD позволяет автоматизировать формирование типовых текстовых документов: титульные листы и обложки, технические задания и договоры, задания смежным подразделениям и многие другие.

Работа в AutoCAD

Использование Vitro-CAD не меняет привычного порядка работы проектировщика в AutoCAD. Все действия с документооборотом интуитивно понятны и доступны на отдельной панели инструментов. Так же, как и в панели инструментов Word, в ней присутствуют стандартные действия с документом:

• Добавить документ
• Открыть
• Взять на редактирование
• Редактировать
• Сохранить/отменить изменения
• Свойства
• Запуск рабочего процесса
• Поиск
• Синхронизировать атрибуты

Свойства папок проектной структуры (шифр проекта и заказчик, шифр раздела, наименование здания) подставятся в атрибуты блоков (или свойства подшивок).

Но в панели инструментов есть и команды, характерные только для работы в САПР:

• Вставить внешнюю ссылку
  Будет добавлена связь с чертежом, размещенном в Vitro-CAD.
• Обновить внешние ссылки
  Будут получены изменения в файлах внешних ссылок, сделанные другими пользователями.
• Импортировать элемент
  Внедрение в чертеж другого чертежа или типового элемента.

Проектировщикам доступны все стандартные преимущества AutoCAD, такие как использование подшивок, установки связей с данными файлов других форматов и OLE-объектами.

Выпуск из AutoCAD в системе документооборота Vitro-CAD

Передача документации обычно происходит в нередактируемом формате (чаще всего это PDF или DWF). По требованию заказчика могут передаваться и исходные файлы чертежей. Подготовка выпуска занимает много времени и требует соблюдения определенных правил:

• Должны передаваться только согласованные версии файлов
• Файлы должны именоваться «правильно».
  Очень часто в рабочих папках файлы имеют длинные и неинформативные названия. При передаче файлы необходимо переименовать в соответствии со стандартом заказчика.
• Файлы должны быть расположены в правильной и понятной структуре папок. В структуре должно быть место для хранения редактируемых и нередактируемых форматов.
• При передаче исходных чертежей, файлы должны передаваться с корректными внешними ссылками.

Для решения задачи автоматизации процедуры выпуска в системе электронного документооборота, предусмотрено специальное приложение. Пользователь только выбирает файлы, которые подлежат выпуску, дальше все происходит автоматически:

• Приложение проверяет статус файлов.
  Если файл не утвержден, пользователь получит уведомление.
• Автоматически создается папка для выпуска с именем, содержащем номер ревизии (изменения) и дату.
• Формируется пакет выпуска в нескольких форматах: PDF, DWF и DWG. Причем все внешние ссылки переопределяются и собираются в одну папку «X-Ref».
• В свойствах исходных файлах помечается кто и когда производил последний выпуск.

Заключение

Обучение проектировщиков основам работы в системе документооборота Vitro-CAD занимает менее 1 часа. Это обусловлено тем, что пользователям не требуется изучать новый интерфейс. Работа продолжает вестись в уже привычных приложениях: проводнике Windows, MS Word и AutoCAD. Единственное, что проектировщику необходимо выучить – это различать два способа открыть файл: для просмотра или для редактирования. И все! Порядок работы остается прежним!