Выбор системы документооборота для проектных организаций

Рано или поздно проектная организация встает перед выбором системы документооборота. На рынке представлено несколько отечественных и зарубежных систем, разных по стоимости и возможностям.

Для выбора системы, прежде всего, надо определиться со списком критериев, по которым этот выбор будет осуществляться. Надо понимать, что единого универсального списка быть не может. Критерии имеют разную значимость для разных проектных организаций. Большое значение здесь имеет масштаб компании и набор используемого программного обеспечения САПР.

Принятый в 2014 году курс на цифровое моделирование предъявил дополнительные требования к документообороту для проектных организаций, например, возможность организовать процессы взаимодействия в среде общих данных.

Некоторые из критериев выбора.

Рассмотрим такую функцию, как хранение документов. Документооборот для проектных организаций должен хранить файлы различных форматов, не только файлы форматов DWG, RVT, Word и Excel, но и файлы, которые являются результатом работы других приложений, таких как сметные, расчетные и картографические. При этом система документооборота должна управлять версиями и связями между такими наборами файлов.

При коллективной работе в проекте команды проектировщиков смежных специальностей работают с отдельными файлами форматов DWG или RVT, связанными между собой внутренними ссылками. При работе в Civil 3D используется свой уникальный механизм «быстрых ссылок».

Например, документооборот для проектных организаций реализованный в Vitro-CAD позволяет связать любые файлы между собой, либо файл привязать к определенной папке. Перемещение и переименование файлов в Vitro-CAD не ведет к потере связи, а при изменении связанных файлов следует оповещение.

Есть еще ряд аспектов, связанных с хранением документов, на которые стоит обратить внимание:

• Как поддерживается версионность хранимых файлов?
• Ведутся ли черновые и чистовые версии?
• Как осуществляется управление связями между файлами?
• Можно ли изменять структуру хранения файлов?
• Можно ли самим настроить атрибуты структуры хранения?
• Есть ли быстрый поиск по атрибутам и контенту?
• Возможно ли автоматически заполнять штампы?
• Можно ли делать это с массивами файлов?
• Можно ли настроить нужные отчеты?

У каждого из этих вопросов есть нюансы, подводные камни, которые надо знать при выборе системы.

Аналогичные наборы критериев необходимо создать по управлению заданиями и процессами. Наконец, следует рассмотреть такие аспекты, как масштабирование, надежность и безопасность хранения данных.

Более подробно о критериях и секретах выбора документооборота для проектных организаций можно будет узнать на бесплатном вебинаре Vitro-CAD, на котором вы узнаете, как выбрать систему документооборота для проектных организаций, на какие требования и критерии необходимо опираться при выборе системы инженерного документооборота. А также сможете задать вопросы эксперту по системе Vitro-CAD и получить рекомендации по дальнейшей работе.

Не упустите, количество мест ограничено!