Пять шагов к коллективной работе

В этой статье мы рассмотрим базовые шаги в коллективной работе и принципы формирования команды проекта.

И совсем неважно, какими проектами вы занимаетесь, сколько лет на рынке и какой у вас штат. Ведь порой гораздо важнее слаженная команда, довольные заказчики и прибыльные проекты.

Шаг первый. Планирование проекта

Любой проект необходимо раздробить на задачи разного уровня и распределить их по исполнителям с учетом их компетенции. Чем больше внимания вы уделите планированию проекта, расстановке задач и сроков, тем больше шансов выполнить проект вовремя. Необходимо учитывать и загрузку специалистов, их участие в других проектах, чтобы задачи не наложились друг на друга.

План нужно постоянно актуализировать, чтобы он действительно был инструментом управления проектом. Делать это можно на привычной планерке, а можно и вовсе на рабочих местах в системе планирования. Инструментов на рынке достаточно много, выбирайте удобный и простой в использовании, чтобы работа с планом не занимала больше времени, чем выполнение работ по проекту.

Шаг второй. Команда проекта

Главную роль в успехе проекта играет его команда. На что же обратить внимание при ее формировании?

Мотивация необходима на протяжении всего проекта. С самого начала вы должны понимать, что у каждого члена команды есть интерес в этом проекте. Причем заинтересованность бывает разная: кто-то работает за деньги, кто-то – за интерес или личные достижения, а кто-то – за карьеру.

У любого проекта есть описанный результат, который нужно достичь к определенному сроку. Поэтому мотивация на результат и соблюдение срока должна действовать на всю команду, а не только на руководителей проекта или его отдельных участников. Каждый участник может приблизить свою команду к успеху, выполняя свою роль на отлично. Так и наоборот, может поставить проект под угрозу, если команда будет работать формально или вообще саботировать.

Многое будет зависеть от руководителя проекта, насколько хорошо, он понимает интерес каждого участника и сумеет вовремя заметить проблему, оперативно разрешить конфликт, вдохновить команду.

Шаг третий. Коммуникация участников

Когда каждый делает только свой участок проекта и не знает, что творится за пределами его зоны ответственности, его нельзя назвать членом команды. Так вести себя может участник рабочей группы, в которой участники могут ставить свои личные мотивы и интересы выше интересов группы. Члены же команды должны разделять общепринятые цели и ценности. В таком коллективе доверие друг к другу и к руководителю постоянно растет, доля ответственности каждого за вклад в общее дело увеличивается. Это и позволяет достигнуть большего успеха за счет синергетического эффекта.

Коммуникация в команде выше, участники постоянно обмениваются информацией и в курсе всех происходящих изменений проекта. В этом им могут помочь не только планерки и совещания, электронная почта и телефон, но и мессенджеры, социальные сети, различные сервисы для обмена документами и общения. Популярные сервисы «стирают» границы, позволяют держать руку на пульсе, быть всегда на связи и сделать собеседника ближе.

Шаг четвертый. Контроль ситуации

Довольно знакомая всем ситуация, когда о срыве сроков проекта становится известно слишком поздно. Один из участников задержал выполнение работ, а потом как снежный ком стали плыть и другие задачи. Иногда задач у исполнителя становится так много, и они постоянно прибавляются, что расставить приоритет в одиночку уже не по силам. Без сильных управленческих решений не обойтись. Как избежать таких ситуаций?

На помощь придут «оперативки» и планерки, которые не позволят пропустить точки контроля и вовремя обнаружат слабое место. Также атмосфера доверия и нацеленность на успех проекта помогут этого не допустить. Системы управления проектами или планировщики позволят отслеживать ход выполнения проектов, а в случае отклонения быстро выявить, на каком этапе оно произошло.

Шаг пятый. Накопленный опыт

Каждый выполненный проект дает компании и каждому участнику проекта опыт и компетенцию: идеи, разработанная документация, технические решения, образцы продукции, возведенные объекты и т.д. А еще множество данных для применения в следующих проектах, например, для более качественного планирования и сокращения сроков выполнения задач, для оценки результата работы каждого участника. Компетенции сотрудников — ресурс для компании, который важно сохранить и приумножить.

Главное в проекте — это люди, для всего остального есть Pilot-ICE

Каждый год появляются новые решения для автоматизации бизнес-процессов проектной работы. Их применение может вывести компанию на более высокий качественный уровень.

Рекомендуем определить проблемные зоны и выбрать необходимое IT-решение для изменения привычных бизнес-процессов.

В системе Pilot-ICE можно вести планирование проектов, декомпозировать план и выдавать задачи исполнителям с отслеживанием сроков выполнения, вести учет трудозатрат. Вы всегда будете знать, на каком этапе находится выполнение проекта, не созывая совещания и не запрашивая отчеты у исполнителей.

Система позволяет создавать, хранить и обмениваться абсолютно любым контентом, оперативно отслеживать изменения и безболезненно возвращаться к прежним версиям файлов. Вам станет очень просто контролировать выполнение заданий, вести переписку по проекту в группе или тет-а-тет. Вы сможете отказаться от использования бумаги как внутри организации, так и с контрагентами. Электронное согласование сэкономит время на сбор замечаний, позволит подписать документы электронной подписью. Вся необходимая актуальная информация теперь всегда будет под рукой.

Хотите узнать больше о том, как организовать работу архитектора, конструктора и инженера? Приглашаем вас на бесплатный вебинар по Pilot-ICE «Коллективная работа как залог успешного проекта», который пройдет 10 октября в 11.00 (мск).