Принципы работы с проектно-сметной документацией - часть 1

В этой статье мы расскажем о ключевых особенностях ECM-системы Pilot-ICE (ECM – система управления корпоративным контентом), чтобы читатели смогли узнать о всех возможностях системы, способствующих автоматизации процессов разработки проектно-сметной документации (ПСД).

Система Pilot-ICE — позволяет решать практически все задачи в организации, которые возникают при коллективной работе и требуют активного участия всех специалистов, задействованных в проекте. При этом участники совместной деятельности работают в едином информационном пространстве, обмениваются рабочими файлами и сообщениями, разрабатывают единые документы, раздают и выполняют задания, а также извлекают необходимые данные для построения аналитических отчетов.

Рассмотрим основные задачи и способы их решения в основном производственном процессе проектной организации — разработке и выпуске проектно-сметной документации.

Сквозное проектирование

С развитием информационных технологий системы автоматизированного проектирования (САПР) шагнули на новый этап развития, появилось много актуальных разработок.

Одной из них является технология сквозного проектирования, позволяющая оперативно передавать данные проектировщиков и результатов определенного этапа сразу на все последующие стадии процесса (рис. 1). В САПР данная технология реализуется с помощью разделения графической информации (использование слоев при проектировании) и возможности подключения файлов с использованием ссылок (ссылочная технология).

Использование ссылок позволяет, к примеру, подгружать в качестве подосновы поэтажные планы на строительных чертежах сетей вентиляции, электроснабжения.

В процессе работы с системами трехмерного проектирования участники процесса могут обмениваться данными о разрабатываемой информационной модели: архитекторы моделируют свою часть здания, а их коллеги используют полученную модель и размещают в ней инженерные сети и оборудование.

Такой подход позволяет:

1. Минимизировать трудозатраты (проектировщикам не нужно больше выполнять дублирующие задачи, к примеру, вычерчивать одну и ту же информацию, которую могут готовить разные специалисты при проектировании).
2. Предотвратить возникновение ошибок (за счёт обнаружения и оперативного реагирования на коллизии, возникающие при изменении чертежей специалистами смежных частей).
3. Сократить сроки проектирования (позволяет привлекать большинство специалистов на ранних этапах разработки проекта).

Применение технологии сквозного проектирования позволяет использовать ссылки на другие файлы проекта, при этом важно, чтобы ECM-система поддерживала ссылочную целостность и обеспечивалась работоспособность данных ссылок. Как правило, данный механизм осуществляется посредством чтения структуры файла и поиском ссылок с помощью программ-интеграторов, либо сохранением ссылок в самой системе. В каждой конкретной системе использование таких способов ограничено случаями частного применения.

В Pilot-ICE заложен новый принцип поддержки ссылочной целостности, который гарантированно предоставляет доступ ко всем необходимым файлам любой САПР.

В дополнение к такому принципу Pilot-ICE имеет набор сервисных инструментов для расширения стандартных функций файловой системы, которые открывают новые возможности для использования сквозного проектирования:

• мониторинг изменения файлов в реальном времени позволяет отразить и узнать о внесении исправлений как в собственные файлы, так и в файлы, созданные другими участниками проектирования;
• настройка уровней доступа к файлам для пользователей и групп пользователей, возможностью быстрого и удобного администрирования, изменения прав доступа, выданных сотрудникам по умолчанию;
• защита файлов (блокировка) от изменения другими участниками процесса проектирования;
• автоматически сохраняемая история изменения файлов, позволяющая вернуться к предыдущим версиям файлов (обзор содержимого файла для оперативного визуального поиска нужной версии и отражения истории изменений).

Представленная технология обеспечивает оперативное взаимодействие при совместной разработке документации, снимая ограничения по использованию САПР и редакторов, применяемых проектировщиками.

Разделение состава проекта и исходных файлов

Файл — это основная информационная единица для САПР. В своей работе проектировщики оперируют папками и файлами, порядок размещения чертежей в которых может в корне отличаться от структуры проекта. В то же время, традиционные системы управления данными предъявляют свои требования и буквально «загоняют» проектировщиков в состав проекта. Но файл не является элементом состава проекта.

Системы САПР также предоставляют различные возможности, например, многолистовые файлы чертежей, проектируемое здание в виде 3D-модели, технология BIM и т.д. Но все это не позволяет задавать однозначное соответствие между файлами и элементами состава проекта. Именно поэтому в Pilot-ICE реализован принцип раздельной работы с элементами состава проекта и с исходными файлами. Данный подход позволяет логически верно организовать деятельность участников проектирования и выйти за рамки приведенных выше ограничений.

В составе проекта будут храниться не просто электронные документы, они будут являться электронными подлинниками.

В качестве такого документа можно использовать файлы в нередактируемом формате или, как их еще называют, документы фиксированной разметки. Такое решение открывает большие возможности при работе с документацией.

Документы с фиксированной разметкой

Pilot-ICE предназначен для организации электронного документооборота и создания электронного архива предприятия, в частности, включающего электронные документы. Использование в качестве электронных документов файлов приложений в редактируемых форматах неприемлемо по ряду причин:

1. Срок жизни определенной версии приложения относительно короткий, в долгосрочной перспективе обеспечить корректное отображение документа такого приложения сложно, даже в пределах нескольких версий от одного и того же разработчика программного обеспечения.
2. Применение в электронных документах ссылок на локальные ресурсы компьютера делает затруднительным его корректное отображение на других компьютерах. Показательным примером служат шрифты или стили линий, в более сложных случаях-стили спецификаций, оформление и т.п.
3. Необходимость установки на всех рабочих местах приложений, открывающих определенные форматы (предпочтительно, чтобы программы были одной версии). Но приобретение дорогостоящего ПО для каждого сотрудника финансово не выгодно, и даже в ряде случаев может и не требоваться (например, ГИПу, который не занимается непосредственно разработкой).
4. Невозможность корректного использования электронной подписи (ЭП), а, следовательно, и получения электронного подлинника из-за наличия ссылочных файлов. Например, если в чертеже, сохранённом в AutoCAD и подписанном ЭП как документ, использован в качестве подложки другой файл, растровое изображение или подключен файл специфического шрифта, то при отсутствии на другом компьютере этих файлов или их изменении документ будет отображаться иначе. То есть пользователь получит отличающуюся информацию в документе, но его ЭП подтвердит действительность такой информации.
5. Невозможность задействовать при подписании с использованием ЭП роли, исполняемой сотрудником в ходе работы с этим документом (разработчик, проверяющий, утверждающий, нормоконтролёр). Данный аспект стоит учитывать в связи с вводимыми в скором времени нормативными требованиями по прохождению экспертизы документации в электронной форме (Постановление Правительства РФ № 145), так как в документе потребуется указывать разработчиков и ответственных лиц.

В связи с этим для организации полнофункционального электронного документооборота и создания архива в электронной форме необходимо применять документы с фиксированной разметкой. В настоящее время в таком качестве стоит рассматривать два формата файлов, которые можно применить для решения поставленной задачи: XPS (Open XML Paper Specification) и PDF (Portable Document Format). Формат XPS используется, как основа для документооборота в системе Pilot-ICE. В виде файлов XPS хранятся документы в электронном составе проекта, именно их согласуют, утверждают и выдают заказчику, и именно они является электронными подлинниками.

Печать в XPS

После завершения работы над чертежом (или составления пояснительной записки, подготовки сметы и т.п.) необходимо сформировать электронный состав проекта. Взяв за основу файлы фиксированной разметки, система Pilot-ICE позволяет автоматизировать этот процесс с помощью технологии, легко позволяющей получить электронные документы (рис.3).

Для получения электронного документа достаточно в нужном редакторе или САПР запустить печать файла на специальном виртуальном принтере «Pilot XPS», являющемся частью системы Pilot-ICE, и в открывшемся окне указать, где поместить электронный документ в структуре состава проекта. Стоит отметить, что при заполнении атрибутной карточки не требуется заново набивать текст, уже содержащийся в документе: необходимый текст можно «перетащить» мышью из содержимого или из основной надписи чертежа в соответствующее поле карточки документа.

Важным преимуществом системы является то, что электронный документ автоматически связывается с исходным файлом. В дальнейшем это позволит любому проектировщику быстро находить исходный файл электронного документа, например, для внесения изменений.

Преимуществом данной технологии является то, что в Pilot-ICE через систему печати интегрируется любая программа для работы с файлами (текстовый, графический редактор или сметная программа, использующая свою базу данных) или даже редкая специализированная САПР.

Юридически значимые электронные документы

Юридическую значимость электронному документу придает электронная подпись (ЭП), наличие которой обеспечивает:

• Подлинность: для подтверждения личности подписавшего.
• Целостность: для гарантии неизменности содержимого документа с момента подписания.
• Неотрекаемость: для подтверждения происхождение подписанного содержимого. Подписавший однозначно связан с подписанным содержимым и не может отрицать свою причастность.

Для полноценного использования ЭП в электронном документообороте необходимо знать роль или характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ. Поэтому в Pilot-ICE реализована возможность подписать документ с явным указанием роли: разработал, проверил, утвердил (рис. 4).

Подписать электронный документ с применением ЭП и указанием ролей в системе Pilot-ICE можно сформировав запрос на подпись документа, а также в процессе согласования документов.

Возможность создания запросов на подпись для одного или сразу для нескольких документов в составе проекта полезна для сценариев согласования документов по произвольному маршруту.

В следующей части статьи мы продолжим раскрытие темы автоматизации проектной деятельности и рассмотрим процессы, позволяющие эффективно использовать электронные документы. Благодарим ООО "АСКОН-Системы проектирования" за содействие при подготовке статьи.