Технический документооборот: принципы автоматизации

В данной статье мы рассмотрим, что такое системы технического документооборота, чем они отличаются от систем, используемых в других отраслях, и какие преимущества работы в них заметят исполнители.

Первыми о необходимости создания специального программного обеспечения (ПО) для управления потоком документов внутри компании стали задумываться крупные предприятия, насчитывающие тысячи сотрудников. Задания, отчеты, договоры – множество документов, которые должны быть созданы, согласованы и отправлены в определенные сроки. Человеку сложно уследить за тем, чтобы всё было сделано вовремя, а машина отлично справляется с этой задачей. Таким образом, основная проблема, определившая появления систем электронного документооборота (СЭД), в том, что мы создаём столько информации, что не можем её контролировать. Именно поэтому существуют основные принципы работы любой СЭД, которые позволяют помочь пользователю контролировать информацию:

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно его идентифицировать.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения.
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за его исполнение (задачи) в каждый момент времени его жизни (процесса).
• Единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить его, обладая минимальной информацией о нем.
• Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать их движение по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.

Эти принципы выполняются большинством систем как обычного, так и технического документооборота.

Кроме того, в последнее время все чаще поднимается вопрос о доступности системы за пределами предприятия. Многие системы позволяют работать через веб-интерфейс с возможностью доступа с любого устройства с помощью веб-браузера. Также разработчики стараются реализовать возможность просмотра файлов самой системой.

В этот момент мы сталкиваемся с основным отличием проектных компаний: файлы задач представляют собой чертежи, а не офисные документы. Чтобы понять, почему это важно, представим ГИПа, который должен согласовать некий чертеж. При использовании специальной системы ГИП откроет задачу, откроет приложенный документ и примет решение о согласовании. А в обычной системе ДО все началось бы с загрузки и открытия приложенного файла, то есть на компьютере проверяющего должны быть установлены все приложения для черчения. Это не так сложно, если все разделы выполняются в одном продукте, но когда программ для проверки становится несколько – раздел АР выполнен в Revit, ГП в Civil 3D, а КМ вообще в Tekla, то на проверку понадобится много времени.

Применение технического электронного документооборота на практике

Итак, мы рассмотрели какие преимущества дает использование систем управления технической документацией по сравнению с большинством СЭД. Когда же следует задуматься о внедрении, ведь очевидно, что при работе 2-3 человек документооборот не нужен?

Сегодня с появлением BIM-технологий инженер создает намного больше информации, чем при традиционном проектировании, к тому же файлы нескольких сотрудников могут быть связаны между собой. В итоге о внедрении систем электронного документооборота начинают задумываться даже небольшие компании.

Команда из десяти человек вполне способна создать модель из нескольких десятков взаимосвязанных файлов. А это значит, что уже для десяти человек, работающих в BIM, необходим контроль версионности файлов в среде общих данных. К тому же им важно не ошибиться при публикации документации, особенно после внесения изменений. Автоматизацию этих задач также может реализовать система технического документооборота. Таким образом, даже небольшие проектные компании сегодня могут повысить свою эффективность, используя ее. При этом важно отметить, что обычные СЭД хоть и позволяют навести порядок в рабочих процессах, но их удобство существенно ниже, чем у специализированных программ.