Новая система управления корпоративным контентом Pilot-ECM

Новая система управления корпоративным контентом Pilot-ECM

В линейке продуктов Pilot появилась система управления корпоративным контентом Pilot-ECM для решения задач организационно-распорядительного документооборота.

Универсальный инструмент, который не имеет отраслевой специализации и может использоваться в организациях разных отраслей.

Позволяет организовать бизнес-процессы:

  • Управление входящей и исходящей корреспонденцией
  • Управление договорами
  • Ведение служебных записок
  • Поиск и ведение заказов
  • Оценка внутренней стоимости работ

Совместное использование систем Pilot-ECM с версиями Pilot-ICE/Pilot-ICE Enterprise позволяет реализовать работу в едином информационном пространстве с организационными и инженерными данными.

Это означает, что на предприятии могут устанавливаться системы Pilot-ECM с Pilot-ICE или Pilot-ECM с Pilot-ICE Enterprise. Все сотрудники будут работать в одной базе данных. Организация в праве выбрать для себя необходимое количество лицензий, исходя из решаемых задач каждым сотрудником. Таким образом, Pilot-ECM можно установить, например, для секретариата и договорного отдела, т. к. специалисты этих подразделений не создают проектную документацию. Именно поэтому важно знать ключевое отличие Pilot-ECM от Pilot-ICE - нельзя создавать и изменять проектную документацию.

Рис.1. Схема решения Pilot-ICE Enterprise.pngРис.1. Схема решения Pilot-ICE Enterprise

Организовав работу Pilot-ECM с Pilot-ICE или Pilot-ICE Enterprise в единой базе данных, у пользователей есть возможность совместно:

  • Участвовать в процессах планирования от формирования и согласования плана до отслеживания выполнения работ, контроля и план-фактного анализа,
  • Выдавать друг другу задачи и контролировать исполнительскую дисциплину по ним,
  • Просматривать и согласовывать инженерную и организационно-распорядительную документацию,
  • Формировать отчетную документацию на основе данных инженерного и организационно-распорядительного документооборота.
Рис.2.png

Работа с файлами

Pilot-ECM обеспечивает безопасную коллективную работу с файлами любых форматов. При изменении файла создаются версии файлов и появляется возможность возврата к любой версии. Каждый пользователь может подписаться на получение уведомлений об изменении файлов.

Система позволяет формировать файлы по размещенным шаблонам.

Рис.3. Работа с файлами.pngРис. 3 Работа с файлами

Работа с электронными документами

С помощью Pilot-ICE предприятие может организовать юридически значимый электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭП согласно № 63-ФЗ.

Система позволяет формировать электронные подлинники в формате XPS или PDF. Вести согласование, утверждение и ознакомление с электронными документами. При согласовании система поддерживает аннотирование электронных документов с внесением текстовых и графических замечаний и ведением переписки по ним.

Рис.4. Работа с документами.pngРис.4. Работа с документами

Позволяет отслеживать создание версий документов и помогает быстро найти различия в тексте документов в автоматизированном режиме.

Рис.5. Сравнение версий документа.pngРис.5. Сравнение версий документа

Управление исполнительской дисциплиной

Управление исполнительской дисциплиной осуществляется за счет выдачи заданий и контролирования хода их исполнения. Фиксируются все этапы жизненного цикла по работе с заданием (выдано, в работе, на проверке), сохраняется история изменений задания. При необходимости уточнения информации по заданию ведется переписка, есть возможность назначить аудитора по заданию. И тогда он сможет отслеживать ход выполнения задания. Проанализировать работу подразделения или сотрудника можно с помощью отчетов, в том числе можно собрать информацию, сколько заданий выполнено в срок, а сколько с нарушением.

Рис.6. Согласование документа.pngРис.6. Согласование документа

Выгоды организации от решения

При совместном использовании на предприятии решения, состоящего из Pilot-ECM с Pilot-ICE/Pilot-ICE Enterprise предприятие получает следующие бизнес-выгоды:

Управляемость процессами и сотрудниками

Система ускоряет работу сотрудников с большим объемом данных, обеспечивает работу в едином информационном пространстве, предоставляет инструменты для планирования работы подразделений и отслеживания загрузки сотрудников. Позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и выполнение работ.

Организация бизнес-процессов

Сокращение рутинных операций по созданию и согласованию документации, поддержание единых правил работы в системе, обеспечение полноценной коллективной работы удаленных подразделений и сотрудников.

Сохранение интеллектуальной собственности

Все данные хранятся в едином информационном пространстве на ресурсах предприятия, защищены от кражи и потери. За счет ведения электронного документооборота можно отказаться от использования бумаги как внутри организации, так и при работе с контрагентами.

Система Pilot-ECM имеет простой и понятный интерфейс, обучение возможностям системы займет немного времени, пользователи оценят удобство и комфорт работы для решения ежедневных задач.