Проблемы при внедрении документооборота в организации

Как правило, цели внедрения документооборота в разных проектных и строительных компаниях похожи. Нужно контролировать большой объём информации, которая создаётся в процессе проектирования. Создаются новые чертежи, обновляются старые, приходят исходные данные, идёт обмен информацией с заказчиком. Поэтому первая цель внедрения системы документооборота – упростить доступ к актуальной информации. Этим основным функционалом обладают все системы управления проектными данными - это то, для чего они создавались, и то, что вскегда есть в «коробочной» версии. Но движения документов - это бизнес-процессы, и организация этих процессов в системе – тоже должна являться целью внедрения. И поскольку процессы в разных компаниях отличаются, то и внедрение каждый раз по-своему уникально.

Большая часть процессов стандартна и требует минимальной настройки. Простой пример такого процесса – разработка чертежа. Исполнитель получает исходные данные, разрабатывает чертёж, согласует его у определённых сотрудников и отчитывается постановщику о выполнении. У процесса получения корреспонденции может быть больше вариантов: от кого пришло письмо, какая информация в нём содержится - всё это может повлиять на то, какой процесс будет запущен в результате. Другой пример – процесс выпуска чертежей. Как правило, объединяет выпуск электронного и бумажного документа, а также отправку его в архив, поэтому может отличаться даже в очень похожих компаниях. Тем не менее реализация этих процессов заложена в каждой системе управления проектными данными.

Сложнее оказывается реализация тех задач, которые требуются не во всех компаниях, или сложно формализуемы. Наиболее частая из таких задач – показать процент выполнения (по всему проекту, либо по конкретной задаче). Сложность такой задачи заключается в том, что невозможно формально определить, сколько работы выполнено, и сколько ещё предстоит сделать. Как правило, есть несколько вариантов приблизительно посчитать необходимое значение, и в ходе внедрения выбрать наиболее подходящий. Так, например, для того, чтобы оценить процент выполнения, можно задать для всех типов задач нормативное время и считать отношение прошедшего времени к нормативу.

Последний тип задач появляется достаточно редко, но и наиболее тяжело реализуем. Это задачи, для решения которых нет подходящих функций системы документооборота. Чаще всего именно такие задачи определяют выбор компании в пользу той или иной системы, но иногда такая задача «осознается», когда система уже выбрана, куплена, и началось внедрение.

Одна из таких задач возникла при внедрении российской системы Pilot-ICE в одну из крупных проектных компаний. Важно отметит, что отличительной особенностью этой системы является преобразование документов в формат XPS. Это стандарт хранения графической и текстовой информации во многом аналог PDF. Формат создан Microsoft, и средство просмотра встроено в ОС Windows. К тому же, формат является открытым, что позволяет реализовать такие функции как штрихкодирование, или «красный карандаш». Минус этого формата в том, что его нет в приказе Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 21 ноября 2014 года № 728/пр «Об утверждении требований к формату электронных документов, представляемых для проведения государственной экспертизы проектной документации и (или) результатов инженерных изысканий». Таким образом, система публиковала чертежи в том виде, в котором требует экспертиза (при просмотре xps ничем не отличается от pdf), но в неподходящем формате. О проблеме сообщили разработчику, и в качестве решения был разработан модуль расширения, реализующий публикацию xps документа в pdf.

Таким образом, чтобы избежать проблем при внедрении систем управления проектными данными, необходимо:

• Определиться с целями.

Если всё хорошо работает, то нет смысла что-то менять. Важно понять, что могло бы работать лучше, и поставить цель доработать это.

• Формализовать процессы.

Системы документооборота реализуют заданные алгоритмы. Чтобы получить результат, нужно определить, какие исходные данные необходимы, как они попадут в систему и как будут обработаны.

• Выбрать подходящую систему.

Представленные на рынке системы инженерного документооборота имеют свои особенности, и правильный выбор может существенно упростить процесс настройки.

Хорошая подготовка к внедрению позволит сократить время внедрения, облегчит обучение и дальнейшую работу пользователей, качественный результат будет достигнут быстрее.

По вопросам внедрения систем документооборота вы можете обратиться к нашим экспертам.