Управленческие и производственные процессы в Lement Pro

Управленческие и производственные процессы в Lement Pro

По результатам вебинара, посвящённого системе Lement Pro, в наш адрес продолжает поступать большое количество вопросов.

Один из интересных и важных для развития бизнеса вопросов - можно ли осуществить с помощью Lement Pro взаимосвязь управленческих и производственных процессов для проектной компании? Можно, причём не только для проектных, а также для строительных и управляющих организаций. Сегодня мы рассмотрим работу проектных компаний.

Основные производственные процессы в проектной компании, конечно же, связаны с разработкой проектной документации. Частью этих процессов является также подготовка коммерческих предложений, разработка договоров, подготовка актов и работа с корреспонденцией. Управленческие процессы всегда связаны с анализом отчётности, принятием решений, организацией выполнения решений, а также последующим контролем за выполнением и оценкой результатов.

В случае с Lement Pro взаимосвязь осуществляется непосредственным образом. Например, любой исполнитель, участвующий в процессе, получает в системе задачу или документ на рассмотрение (согласование или подписание). И задача, и документ - часть производственных процессов, которые могут быть внесены в систему с учётом особенностей каждой конкретной компании.

01.png Рисунок 1 - Любой процесс может быть настроен в соответствии с особенностями конкретной компании

Например, задачей может быть исполнение входящего письма, подготовка договора, подготовка акта или подготовка проектной документации. В случае с проектной документацией можно создать отдельную задачу по каждому разделу - АР, ОВ, ВК, КР. Отдельными этапами идёт работа с документами - согласование договора, подписание исходящего письма, подписание. У каждой задачи и у каждого документа есть сроки, к которому они должны быть проработаны. Эти сроки не только автоматически уведомляют исполнителя о том, что работа должна быть сделана, но и дают руководителям дополнительную информацию для принятия управленческих решений.

Сроки согласования документов фиксируются как в списке согласования, так и в отчётностиРисунок 2 - Сроки согласования документов фиксируются как в списке согласования, так и в отчётности

Таким образом осуществляется взаимосвязь - исполнитель понимает, что от него хотят и к какому сроку, а руководитель видит загруженность, скорость исполнения и проблемные места. Причём и отчётность можно выстроить как на ежедневной основе, так и по более длительным промежуткам - неделя, месяц, год. За счёт дополнительной детализации можно отследить конкретное количество задач и проектов, над которыми работает в данный момент каждый специалист (в том числе - ГИП, РП). А можно проследить детализацию в разрезе конкретного проекта - открыть диаграмму Ганта, отследить крупные задачи, а затем проследить детализацию на отделы. В любой момент существует возможность формирования отчётов в разных формах по любым показателям - по конкретному проекту, по конкретному отделу, по конкретному исполнителю или конкретному процессу.

Можно пойти дальше и детализировать не только конкретные разделы, но и каждый запрос на изменение по проектной документации. А каждый запрос привязать к конкретному проекту и исполнителю. Таким образом руководитель будет в курсе всех показателей по работе - в разрезе процессов, проектов и исполнителей. При необходимости отчётность может быть представлена в максимально подробной форме в виде файла MS Excel на базе информации, выгруженной из Lement Pro.

Рисунок 3 - Отчётность может быть представлена в любых срезахРисунок 3 - Отчётность может быть представлена в любых срезах: годовые цели компании, план продаж, общая прибыль, затраты, количество выполненных проектов, стоимость СМР за конкретный временной промежуток и многое другое