Принципы работы с проектно-сметной документацией - Часть 3

Выпуск документации.

Несмотря на развитие электронного документооборота предоставление проектно-сметной документации заказчику в бумажном виде является пока неотъемлемым элементом деятельности проектных организаций. Документация в печатном виде по-прежнему крайне важна и востребована, например, при производстве строительно-монтажных работ. К тому же в основополагающих нормативных документах СПДС описаны процедуры работы с документами в бумажной форме.

Какие же средства системы Pilot‑ICE упрощают выпуск проектов в бумажном виде?

Использование документов фиксированной разметки обеспечивает документу одинаковое отображение на любом компьютере, а также защитит документ от изменений. Такой документ можно назвать «электронной бумагой», подписанной электронной подписью (ЭП). Печать такого документа не зависит от разработчика, а изображение на бумаге точно соответствует электронной версии. Поэтому выдачу проекта, сформированного из электронных документов, на бумажном носителе можно поручить любому специалисту и исключить человеческий фактор. Для печати не требуются программы-инструменты — САПРы, офисные и табличные редакторы, в которых были разработаны электронные документы. Поэтому можно исключить зависимость выдачи проекта от конкретного специалиста, специального программного обеспечения и прочих факторов, допускающих возможность искажения публикуемого на бумагу документа.

Как сформировать проект в электронном виде, используя документы фиксированной разметки, и придать им статус юридически значимых мы рассказали в первой части статьи.

Во второй части статьи мы описали процессы согласования таких документов и организации с их помощью документооборота.

Для удобной и быстрой печати проекта целиком или его части (раздела, комплекта и т.п.) в редакции Pilot‑ICE Enterprise можно применить инструмент «Пакетная печать» (рис.7), который предназначен для автоматизации типичных ручных операций сотрудников, ответственных за выпуск.

Настроенный один раз этот инструмент автоматически производит выбор печатающих устройств и бумаги нужных размеров и с нужной очередностью, и в необходимом количестве выводит документы на печать.

В отдельных случаях исполнитель строительных работ для экономии времени может сам распечатать чертежи, если располагает необходимым оборудованием (принтер, плоттер и т.п.). Для этого проектная организация предоставляет строительному предприятию доступ к части своего архива для просмотра — только для просмотра и только требуемой информации. Строители увидят электронные подлинники, могут убедиться в их юридической значимости, проверив электронные подписи, и распечатать необходимое количество бумажных копий.

В зависимости от наличия у строительного предприятия каналов связи с сетью интернет доступ к архиву проектной организации может быть организован двумя способами: подключение непосредственно к серверу проектной организации или механизм экспорта (выгрузки) проектов для передачи данных на портативных носителях, например, флэш-дисках.

Поиск документации в архиве

Если в проектной организации при разработке документации формируется архив подлинников в электронной форме, то при выдаче заказчику и производстве строительных работ на объекте используются копии документов в бумажной форме. При печати с подлинников, подписанных ЭП, на бумажных копиях не ставятся юридически значимые рукописные подписи.

Для подтверждения соответствия электронных документов и их копий на бумажных версиях следует, например, проставить штамп «Отпечатано с электронного подлинника». По такой бумажной копии впоследствии можно искать документ-подлинник в архиве проектной организации.

Для сигнализации того, что электронный документ подписан ЭП определённым сотрудником, возможно нанесение на документ в область основной надписи факсимиле (графического изображения рукописной подписи) этого сотрудника в дополнение к указанию роли (разработчик, ГИП и т.п.) и фамилии.

Следует учесть, что для электронного документа факсимиле не имеет юридической значимости, но в соответствии с устоявшимися традициями повышает уровень доверия к бумажной копии такого документа.

Возможность добавления факсимиле для электронных документов уже разработана и в скором времени появится в системе Pilot‑ICE.

Для поиска документов в электронном архиве можно использовать стандартные средства: навигацию по структуре проекта, когда проектировщик знает, в каком разделе (комплекте) расположен документ, а также средства поиска по атрибутам и содержимому документов — тексту и геометрии элементов чертежа.

В дополнение к этим средствам в системе Pilot‑ICE Enterprise предусмотрены дополнительные инструменты.

Для ускоренного поиска документов в электронном архиве документации служат штрих-код и текстовые метки (рис. 7). Штрих-код в системе Pilot‑ICE Enterprise наносится и для того, чтобы обеспечить ещё один механизм соответствия бумажной копии документа и её электронного подлинника.

Эти функции сэкономят массу времени тогда, когда в электронном архиве срочно потребуется найти документ-подлинник по выпущенной ранее бумажной копии.

Штрих-код совместно со сканирующим устройством для считывания позволяет с одной стороны существенно сократить время поиска нужных документов в архиве, а с другой — обеспечить 100% соответствие найденного документа, а точнее его версии, и бумажной копии.

В некоторых случаях сканер не позволяет корректно выполнить считывание штрих-кода с бумажной копии, так как в отличие от электронного документа бумага подвержена износу и порче. В таких случаях поиск версии документа можно выполнить с помощью ручного ввода в поле поиска буквенно-цифровой, соответствующей штрих-коду. При наличии в системе документа с соответствующей последовательностью и с соответствующим штрих-кодом, он будет найден.

Размещённые в документах текстовые метки, например, для регистрационных номеров, дат или других свойств документа, также позволяют точно идентифицировать нужный документ.

В следующей части статьи мы расскажем о средствах, позволяющих руководителям вовремя принимать верные решения при управлении процессом проектирования — об инструментах сбора и анализа информации, которые предоставляют отчёты о процессах проектирования, составе проектов и деятельности сотрудниках предприятия.