Согласование документации в системе Pilot-ICE

С появлением электронного документооборота меняются привычки и методики работы с документами. У электронных документов свои особенности, для коллективной работы с ними не нужно плодить несколько копий, дублировать процессы работы с бумажными документами. Необходимо научиться извлекать максимум пользы из применения новых технологий и оптимизировать привычные бизнес-процессы. В этой статье мы рассмотрим инструменты и процессы согласования документации в системе Pilot-ICE.

В Pilot-ICE процедуру согласования можно запустить с помощью задания на согласование с применением электронной подписи. Оно позволяет направить документ для одновременной параллельной проверки его несколькими участниками, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Это особенно актуально для руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и поставили свои подписи.

Если в процессе согласования возникнут замечания, то в системе есть инструменты для проставления аннотаций как текстовых, так и графических (выделить цветным карандашом). Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям, видеть весь перечень замечаний к каждой версии электронного документа. Также есть возможность копирования замечаний из предыдущих версий в актуальную, если работа по ним еще ведется. Коллективное обсуждение особенно актуально при проведении совещаний в офисе или на строительной площадке, или когда работа над одним проектом ведется в территориально-распределенной среде.

При внесении изменений в документ, формируется новая версия документа, в которой указывается причина создания. Для каждого документа ведется история всех версий с указанием даты и автора.

При согласовании возникает необходимость проверить, были ли устранены замечания и сравнить версии документов. При работе с насыщенными чертежами для многих это трудоемкая задача. С переходом на проверку документов с мониторов процесс усложняется, многие пока еще просто не привыкли, поэтому вероятность пропустить ошибки высокая. В Pilot-ICE реализован автоматический механизм отображения различий в версиях документа для контроля изменений, произошедших в новой версии после отработки замечаний. Сравнение происходит как по тексту, таблицам, так и по геометрии.

Для специалистов, проводящих нормоконтроль и экспертизу проектной документации, разработаны инструменты измерения длины и площади в просмотрщике документов для быстрой проверки указанных значений на чертежах.

Одной из важных новинок стало появление функционала для быстрого формирования пояснительных записок из документов различных форматов — XPS, DWFx или изображений в форматах JPEG, TIFF, PNG и BMP, с расстановкой закладок. Таким образом, проектная документация, разработанная и сформированная в системе Pilot-ICE, соответствует требованиям, предъявляемым для проведения экспертизы в электронном виде.

После проведения проверок документации участники процесса согласования подписывают электронные документы с применением электронной подписи с разделением ролей (разработал, утвердил, согласовал).

Система Pilot-ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом "Об электронной подписи" N 63-ФЗ и применять сертификаты квалифицированных электронных подписей.

Для тех, кто еще не привык использовать электронные подписи и хочет видеть отображение собственноручной подписи есть возможность размещения на документе факсимиле.

Чтобы проверить все ли документы в проекте согласованы и подписаны, прежде чем отдавать проект заказчик, можно воспользоваться отчетом «Контроль подписания документов по проекту».

Систему Pilot-ICE уже используют в холдинговых структурах предприятий для проведения внутренней экспертизы проектов в электронном виде, для организации электронного документооборота проектных организаций с подрядчиками и заказчиками. Это решение также могут использовать государственные и негосударственные службы для проведения экспертизы проектной документации в электронном виде.