В предыдущей статье мы рассмотрели технологические выгоды использования системы управления документооборотом Pilot-ICE в малом и среднем бизнесе.
Теперь рассмотрим, как функциональные особенности системы управления документооборотом Pilot-ICE позволяют оптимизировать привычные бизнес-процессы, сокращать затраты предприятия на ведение операционной деятельности.
Одной из важнейших задач для любого предприятия является сохранение ее интеллектуальной собственности. Ведь в результате деятельности предприятия создается архив проектов, технические решения которого в дальнейшем используются в качестве прототипа для реализации новых проектов, что сокращает сроки разработки ПСД.
Для этих целей необходимо организовать единое информационное пространство, в которое было бы удобно оперативно размещать документацию всем сотрудникам организации, но при этом защитить ее от случайного, и что страшнее, от намеренного, удаления. Также стоит определиться с ответом на вопрос, в каком формате хранить документы, чтобы их можно было бы легко открыть и обезопасить от внесения изменений.
Обратимся к системе управления документооборотом Pilot-ICE и разберем подходы в работе с электронными документами. Мы уже рассказывали в предыдущей статье "Организация управления в малом бизнесе. Выгоды от использования системы управления документооборотом Pilot-ICE" про диск Pilot-Storage, на котором происходит работа с редактируемыми исходными файлами. Диск наделен функциями коллективной работы с файлом.
После того, как файл был разработан, его нужно согласовать. С какими подводными камнями сталкиваются проектные организации? Файл в редактируемом формате не защищен от изменений, требует открытия именно в той версии программы, в которой был разработан, и вообще подвержен влиянию окружающей его информационной среды. Более того, для полноценной работы с такими файлами необходимо приобретение дорогостоящего ПО для каждого сотрудника, что далеко не всегда экономически оправдано (например, ГИПу, который не занимается непосредственно разработкой, а только согласовывает результаты работы проектировщиков). Также, форматы редактируемых файлов совершенно не годятся для долгосрочного хранения, еще и потому, что версии приложений живут недолго, а их обновление становится причиной некорректного отображения содержимого файла. Показательным примером на многих предприятиях становятся чертежи, выполненные в разных версиях САПР, с пользовательскими шрифтами и стилями линий.
Создание архива электронных подлинников
Для организации управления документооборотом и создания электронного архива специалисты рекомендуют применять документы в формате фиксированной разметки. В настоящее время можно рассматривать два формата файлов - XPS и PDF.
Рассмотрим использование формата XPS как основу для документооборота в системе управления документооборотом Pilot-ICE, т.к. его использование позволяет получить максимум преимуществ.
Во-первых, этот формат уже встроен в операционные системы Windows. Чтобы преобразовать редактируемый файл в документ XPS и разместить его в системе управления документооборотом Pilot-ICE, достаточно распечатать его на виртуальном принтере Pilot XPS, который устанавливается вместе с клиентским приложением системы. Таким образом, получаем электронный документ, защищенный от внесения изменений и возникновения искажений при его просмотре. Документ выглядит именно таким, как создал его автор, независимо от инструмента разработки.
Во-вторых, формат XPS является открытым (стандарт ECMA-388) и основан на XML, что позволяет разработчикам ПО для организации работы с электронными документами добавлять дополнительные функции: нанесение замечаний к документам, автоматический анализ содержимого, автоматическое сравнение версий и т. д.
В-третьих, формат XPS позволяет использовать в системе управления документооборотом Pilot-ICE усиленную электронную подпись согласно стандартам СПДС (с указанием роли подписанта) без установки дополнительного ПО, после чего документ становится электронным подлинником.
Обеспечение процесса согласования
Самые распространенные способы согласования документации: через электронную почту, индивидуально с участниками проекта, в ходе совещаний с руководством.
Любой из этих способов отнимает время и не позволяет собирать и удобно хранить информацию о замечаниях и изменениях по каждому документу. В системе управления документооборотом Pilot-ICE процедуру согласования можно упростить и ускорить, сделать ее более управляемой и прозрачной с помощью задания на согласование. Функционал дает возможность организовать параллельную проверку и подписание документа, а при необходимости — разделить процесс согласования документов на последовательные этапы и запускать их в работу постепенно. Данный способ управления документооборотом особенно помогает в ежедневной работе руководителей (например, ГИПов), которые могут приступить к проверке документа на самом последнем этапе, когда все остальные участники уже согласовали и внесли свои замечания. Причем проставлять аннотации можно как текстовые, так и графические. Участники согласования могут комментировать документ одновременно, вести переписку по замечаниям без перезагрузки документа. Это особенно удобно для работы с фрилансерами, привлечение которых актуально при выполнении проектов в организациях малого бизнеса.
При выдаче задания на согласование автоматически создается запрос на электронную подпись с разделением ролей участников процесса. Система управления документооборотом Pilot-ICE позволяет разработать шаблоны заданий и использовать их для сокращения количества рутинных действий.
Каждый пользователь системы управления документооборотом Pilot-ICE может самостоятельно описать свои типовые бизнес-процессы, например, по выдаче заданий смежным отделам или по выдаче заданий поэтапного согласования документов, что помогает быстро адаптировать систему под требования организации.
В целом, система Pilot-ICE позволяет организовать юридически значимый документооборот в соответствии с федеральным законом "Об электронной подписи" N 63-ФЗ, а также дает функции мобильного управления документооборотом. На практике, существует два способа получения сертификатов электронной подписи. Для внутреннего документооборота можно развернуть центр сертификации на сервере предприятия и использовать бесплатные простые электронные подписи, что позволит значительно сэкономить. А для внешнего юридически значимого документооборота с контрагентами необходимо применять квалифицированные электронные подписи.
Хотя переход с бумажного документооборота на электронный и стал повсеместным, для многих организаций использование электронной подписи на документе все еще непривычно — им не хватает отображения собственноручной подписи. Поэтому к системе управления документооборотом Pilot-ICE был разработан модуль расширения, позволяющий автоматически, при подписании документа электронной подписью, размещать на нем факсимильную подпись.
Для того чтобы проверить, исправлены ли все замечания к документу и не внесены ли какие-то дополнительные изменения, на помощь придет функционал автоматического сравнения версий документа по графике и тексту. Поиск различий осуществляется быстро, а главное, сокращается вероятность возникновения ошибок из-за снижения влияния человеческого фактора.
Для быстрого поиска в системе актуальной версии документа по его бумажной копии пригодятся штрихкод и текстовые метки. Данный функционал системы управления документооборотом Pilot-ICE обеспечит стопроцентное соответствие электронного документа его бумажной копии. Особенную ценность это имеет в рамках согласования документации с заказчиками или генподрядчиками.
Разработчик Pilot-ICE, компания АСКОН, выпустила собственную программу Pilot-XPS для просмотра файлов форматов фиксированной разметки XPS и DWFx, растровых форматов JPEG, PNG и TIFF, которая имеет больше возможностей для работы с документами по сравнению с Adobe Reader и встроенным просмотрщиком ОС Windows. В ней поддерживается просмотр и внесение в документ замечаний, ведение переписки по замечаниям, просмотр и подписание электронной подписью. Поддерживает хорошее качество и скорость рендеринга, профессиональные опции печати. С помощью Pilot-XPS проектная организация сможет вести документооборот с контрагентами (подрядчиками, заказчиками) «на одном языке» — использование Pilot-XPS для всех сторон остается совершенно бесплатным, при этом нет необходимости обеспечивать всех участников системы управления документооборотом Pilot-ICE.
Применение системы управления документооборотом Pilot-ICE позволит организациям малого и среднего бизнеса:
- сократить время на подготовку и согласование документов,
- ускорить распространение информации между сотрудниками,
- организовать прозрачную схему взаимодействия участников проекта с контрагентами.
Узнать все выгоды применения системы управления документооборотом Pilot-ICE для малого и среднего бизнеса.